Información legal

Privacidad, datos personales y uso responsable de IA.

Explicamos qué información tratamos, para qué la usamos, cómo la protegemos y cómo puedes ejercer tus derechos.

Versión 2.0 · vigente desde el 17 de julio de 2026

1. Responsable del tratamiento

Digital Consulting Plus SAS, identificada con NIT 901.146.936-4, con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de Plus Smarty, unidad estratégica de la compañía.

Cuando un contrato o autorización identifique expresamente a otra entidad como responsable o encargado, se informará al titular antes de iniciar el tratamiento correspondiente.

2. Alcance y marco normativo

Esta política aplica a clientes, prospectos, aliados, proveedores, contratistas, voceros, participantes de producciones, usuarios del sitio y demás personas naturales cuyos datos sean tratados por Digital Consulting Plus SAS en relación con Plus Smarty.

Se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Decreto Único 1074 de 2015, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

3. Principios aplicables

El tratamiento se realiza bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad y calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad, proporcionalidad y responsabilidad demostrada. Recolectamos únicamente datos pertinentes para finalidades informadas y los conservamos durante el tiempo razonablemente necesario.

4. Información que podemos tratar

  • Identificación y contacto: nombre, cargo, organización, correo, teléfono, ciudad, país y canal preferido.
  • Información comercial: necesidad, servicio de interés, propuestas, cotizaciones, comunicaciones y antecedentes de la relación.
  • Información contractual y operativa: datos necesarios para contratación, facturación, pagos, entregas, soporte y cumplimiento.
  • Materiales de producción: documentos, guiones, grabaciones, voz, imagen, logos, entrevistas, transcripciones y demás insumos autorizados para un proyecto.
  • Información técnica: registros básicos de seguridad, dirección IP, navegador, dispositivo, páginas consultadas y preferencias de cookies, cuando corresponda.
  • Información pública o suministrada por terceros: únicamente cuando exista una fuente legítima, una finalidad compatible y autorización o habilitación legal aplicable.

No solicitamos contraseñas, secretos empresariales, historias clínicas, información financiera detallada ni datos sensibles mediante formularios públicos. Si un proyecto requiere información reservada, se definirán previamente canales, permisos y controles específicos.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos podrán tratarse para:

  • responder consultas, diagnósticos, solicitudes de demostración y cotizaciones;
  • preparar propuestas, contratos, órdenes de servicio y entregables;
  • gestionar la relación comercial, administrativa, contable, tributaria y de soporte;
  • producir podcasts, microclips, contenidos educativos y otros activos expresamente contratados;
  • coordinar entrevistas, locuciones, grabaciones, revisiones, aprobaciones y publicación;
  • verificar autorizaciones de voz, imagen, música, marcas, fuentes y materiales de terceros;
  • atender garantías, peticiones, consultas, reclamos y solicitudes de titulares;
  • prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados e incidentes de seguridad;
  • cumplir obligaciones legales, contractuales, judiciales y requerimientos de autoridades;
  • medir de forma agregada el uso y desempeño del sitio, únicamente con consentimiento para analítica;
  • enviar información comercial relacionada con los servicios autorizados, respetando el canal elegido y permitiendo retirar la autorización en cualquier momento.

No comercializamos ni alquilamos bases de datos personales. Un uso sustancialmente diferente requerirá una nueva autorización cuando la ley lo exija.

6. Autorización y prueba

Salvo las excepciones legales, el tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del titular. La autorización puede obtenerse por medios escritos, electrónicos, contractuales, acciones inequívocas o mecanismos que permitan consulta posterior. Conservaremos evidencia razonable de la autorización y del aviso informado.

El titular puede negarse a responder preguntas sobre datos sensibles o información de niños, niñas y adolescentes. La autorización podrá revocarse cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservar o tratar la información.

7. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

Los datos sensibles —incluidos los relacionados con salud, biometría, orientación, origen étnico, convicciones o información cuya divulgación pueda generar discriminación— solo se tratarán cuando sean estrictamente necesarios, exista una habilitación legal o autorización explícita y se apliquen medidas reforzadas.

Plus Smarty no busca recolectar directamente información de menores a través del sitio. Cuando un contenido educativo o producción involucre menores, se respetará su interés superior y sus derechos prevalentes, se escuchará su opinión según edad y madurez y se exigirá la autorización verificable de sus representantes legales y de la institución responsable. No se ingresarán datos de menores en herramientas públicas de IA.

8. Sitio web, formularios y WhatsApp

El formulario actual prepara un mensaje y abre WhatsApp; el sitio no guarda por sí mismo los campos diligenciados. La persona decide si envía el mensaje. Desde ese momento, la comunicación es recibida por Digital Consulting Plus SAS y también queda sujeta a las condiciones de WhatsApp/Meta en lo correspondiente a su plataforma.

Los enlaces a YouTube, Spotify, WhatsApp u otros servicios externos conducen a plataformas administradas por terceros. Sus reproductores incorporados pueden recibir información técnica necesaria para entregar el contenido y se rigen además por sus propias políticas. Recomendamos revisar esas políticas antes de interactuar con dichos servicios.

9. Cookies, almacenamiento local y Google Analytics

Usamos almacenamiento local estrictamente necesario para recordar la apariencia del sitio y la decisión de consentimiento. Estas preferencias no se emplean para publicidad ni para construir perfiles comerciales.

Google Analytics 4, propiedad G-L2QX3TZS20, solo se carga después de seleccionar “Aceptar analítica”. Puede registrar de forma agregada páginas visitadas, procedencia aproximada, eventos técnicos y características generales del dispositivo. Las señales de almacenamiento publicitario, personalización publicitaria y datos de usuario para publicidad permanecen denegadas.

La decisión se guarda en el navegador y puede modificarse en cualquier momento. Al rechazar o retirar la autorización, actualizamos el consentimiento y eliminamos las cookies de Analytics accesibles desde este dominio.

10. Política de uso responsable de inteligencia artificial

Plus Smarty utiliza herramientas de IA como apoyo para investigación, organización, transcripción, traducción, generación o adaptación de borradores, síntesis, locución, subtítulos, edición y producción multimedia. La IA es una capacidad de apoyo: la estrategia, aprobación editorial y responsabilidad sobre los entregables permanecen bajo supervisión humana.

Reglas aplicables

  • Finalidad y minimización: solo se procesará la información necesaria para el alcance aprobado.
  • Información confidencial: no se ingresarán secretos empresariales, credenciales, bases completas ni información reservada en herramientas públicas o cuentas sin controles adecuados.
  • Entrenamiento de modelos: no utilizaremos información confidencial o datos personales de clientes para entrenar modelos propios o de terceros sin autorización escrita y condiciones contractuales específicas.
  • Datos sensibles y menores: requieren evaluación previa, autorización reforzada y entornos adecuados; no se procesan en servicios públicos de IA.
  • Proveedores: se evaluarán términos, ubicación, seguridad, retención y uso de datos del proveedor según el riesgo del proyecto.
  • Intervención humana: los contenidos se revisan antes de entrega o publicación. No adoptamos decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o impactos significativos sobre personas.
  • Voz e imagen sintética: la clonación o simulación de una persona exige autorización verificable. No realizamos suplantaciones engañosas ni usos que afecten dignidad, reputación o derechos.
  • Exactitud y propiedad intelectual: se revisan fuentes, posibles errores, sesgos y derechos de uso; el cliente debe validar la información especializada aportada para su proyecto.
  • Transparencia: informaremos el uso relevante de IA en el alcance, especialmente cuando intervengan voces, avatares o material sintético.
  • Trazabilidad: cuando el riesgo lo justifique, documentaremos herramientas, versiones, insumos autorizados, revisiones y aprobaciones.

11. Privacidad, confidencialidad y seguridad de la información

Aplicamos medidas administrativas, humanas y técnicas proporcionales al riesgo, como control de acceso por necesidad, autenticación, copias de seguridad, actualización de sistemas, separación de ambientes, acuerdos de confidencialidad y selección responsable de proveedores.

La información de cada proyecto se utiliza únicamente para su ejecución y no se publica como demo, caso de éxito o material promocional sin autorización. Las credenciales deben compartirse por canales acordados y nunca incorporarse en guiones, prompts o archivos de entrega.

Ningún sistema es completamente invulnerable. Ante un incidente confirmado, activaremos procedimientos de contención, análisis, recuperación, documentación y notificación a titulares o autoridades cuando sea legalmente exigible.

12. Encargados, proveedores y transferencias internacionales

Podemos utilizar proveedores de hosting, correo, almacenamiento, comunicaciones, analítica, edición, colaboración, distribución y servicios de IA. Estos terceros reciben únicamente la información necesaria para prestar su función y deben estar sujetos a obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento conforme a instrucciones, según corresponda.

Algunos proveedores operan infraestructura fuera de Colombia. Antes de transferir o transmitir datos personales evaluaremos el rol de las partes, las condiciones contractuales, el nivel de protección, las excepciones y autorizaciones aplicables. En proyectos de mayor riesgo implementaremos privacidad desde el diseño, evaluación de riesgos y medidas de responsabilidad demostrada.

No entregamos datos a terceros para sus propios fines comerciales sin autorización. Podremos revelar información cuando exista orden de autoridad competente, deber legal, necesidad de ejercer o defender derechos, o una emergencia permitida por la ley.

13. Conservación, archivo y eliminación

Los datos se conservarán mientras exista una relación o solicitud activa y durante los plazos necesarios para cumplir obligaciones contractuales, contables, tributarias, probatorias o legales. Después serán eliminados, anonimizados o bloqueados de forma segura, salvo obligación de conservación.

Los prospectos que no formalicen una relación no serán conservados indefinidamente. Las piezas y archivos de producción se gestionarán según el contrato, el cronograma de entrega, las copias de seguridad y las autorizaciones de uso correspondientes.

14. Derechos de los titulares

La persona titular puede:

  • conocer, consultar, actualizar y rectificar sus datos;
  • solicitar prueba de la autorización, salvo excepción legal;
  • conocer el uso dado a su información;
  • presentar consultas, quejas y reclamos;
  • revocar la autorización o solicitar supresión cuando proceda;
  • acceder gratuitamente a sus datos personales tratados;
  • acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante el responsable o encargado.

15. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes deben enviarse a info@plussmarty.com con el asunto “Solicitud de habeas data” e incluir nombre e identificación del titular o representante, datos de contacto, descripción clara de la solicitud, relación con Plus Smarty y documentos que la sustenten cuando sean necesarios.

Consultas

Las consultas sobre la información personal serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si no es posible responder en ese plazo, informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Los reclamos por corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día posterior a su recepción. Cuando no sea posible, informaremos la causa y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Si el reclamo está incompleto, solicitaremos subsanar la información dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá desistido. Si no somos competentes, trasladaremos la solicitud a quien corresponda, cuando sea identificable, e informaremos al titular.

16. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 17 de julio de 2026. Podrá actualizarse por cambios legales, tecnológicos, operativos o en los servicios. Las modificaciones sustanciales serán informadas por un medio razonable antes de aplicarlas cuando afecten las finalidades o condiciones autorizadas.

Referencias oficiales